Velkommen til Tabulex klub

Bemærk, at "årsrul" først sker dagen før børnene starter i skole og i derfor ikke skal foretage jer noget manuelt i Tabulex. Idet alle grupper i AULA får nyt ID, skal i derfor huske at opsætte jeres komme/gå dashboard igen i Aula.

Vi har bemærket, at flere SFO'er og klubber, manuelt er begyndt at "rulle" børnene i SFO Admin/ Klub Admin, ved at overskrive børnenes TEA trin/spor via etableringslisten. Herefter flyttes børnene over i nye grupper i Admin.
Vi kan forstå at dette foretages for at rulle/ oprykke børn til nye grupper, så det passer med klasserne/hovedgrupperne i Aula, der bliver overført fra TEA inden sommerferien. Denne handling bør dog ikke foretages manuelt, idet rullet foregår automatisk og derudover frarådes af IST af forskellige årsager:


1. Nyt skoleår, nyt klassetrin/-spor = nye gruppe ID'er, automatisk:
Når jeres SFO'er og Klubber er sat op til at benytte funktionen Direkte Indskrivning vil børnenes trin/spor-grupper automatisk blive overført til Aula som nye grupper (med nye gruppe ID'er) første dag efter kommunens sommerferie slutter.
Der oprettes nye grupper, med nye gruppe ID'er i Aula, fordi man ikke kan gå ud fra at det er nøjagtigt de samme børn der er i en klasse i det nye skoleår som der var i det gamle skoleår. Der kan f.eks være foretager klassesammenlægninger eller en klasse kan modtage børn fra en anden skole.

Hovedgrupperne i Aula som kommer fra skolens elevsystem TEA, har samme adfærd - at de får nye ID'er hvert år af samme årsag.


2. Ferietilmeldinger på gruppen
Skolerne ruller børnene over i de nye klasser i Aula i starten af sommerferien, så lærerne har mulighed for at planlægge og klargøre information til skoleklasserne i sommerferien.
SFO'erne og klubbernes grupper får derimod først rullet deres børn til de nye trin/spor-grupper f.eks fra 1A til 2A automatisk, dagen efter sommerferien slutter.
Dette gøres fordi man arbejder med SFO børnene i sommerferien og bl.a. på grund af de feriemeldinger der i Aula hænger sammen med gruppen hvor sommerferietilmeldingen er foretaget. Hvis man automatisk rullede børnene i SFO'erne allerede i starten af sommerferien, ville man dermed miste feriemeldingerne i Aula.

Det er derfor helt korrekt at barnet i løbet af sommerferien ses i Aula som klassen/ hovedgruppen 2A men som SFO gruppen 1A (SFO) i Aula og som 1A i Admin.


3. GDPR og visning af informationer fra nuværende skoleårs gruppe med samme navn
Når i manuelt i SFO Admin/ Klub Admin overskriver børnenes TEA trin/spor og dermed ændrer deres gruppe tilhørsforhold i indeværende skoleår, vil det medfører at I overflytter børn til en Aula gruppe (med den tidligere trin/spor-gruppes ID) som de ikke hører til. Den kommunikation og de dashboards som er lavet på denne gruppe i Aula, kan derved blive tilgængelige for forældre der ikke skal have denne information.


4. Etableringslisten og ignorering af TEA oplysninger
Den manuelle overskrivning som kan foretages i etableringslisten, benyttes når man har behov for at et barn som standard skal ligge i en anden SFO gruppe end barnets TEA trin/spor oplyser. (f.eks. når barnet går i 0X på en naboskole men SFO'en ønsker at barnet skal ligge i gruppen 0A)

Når man overskriver de informationer der kommer fra TEA forbliver overskrivningen på barnet i SFO Admin, indtil man manuelt fjerner denne overskrivning igen. Dvs. når man inden sommerferien overskriver en hel 0A klasse til at gå i 1A, vil børnene nu stå i gruppen 1A, deres trin og spor vil i SFO Admin står til at være 1A MEN der vil i parentes stå (Går i 0A på skolen). Dette er i princippet OK (bortset fra det oplyste i punkt 3) men flytter skolesekretæreren rundt på børnene i løbet af skoleåret, vil denne TEA ændring dog ikke slå igennem på børnene eller flytte børnene til korrekt gruppe. Efter sommerferien 2022 vil børnene deruodover forblive i gruppen 1A, idet deres trin og spor jo er overskrevet til 1A mens der i parantes står (Går i 2A på skolen).

Bemærk, at idet alle afdelinger (der indeholder trin/spor-grupper) og alle grupper får nye ID'er efter sommerferien, vil alle Aula komme/gå dashboards og lign., skulle opsættes igen herefter med de nye afdelinger/grupper. Jeg har desværre ikke information om hvordan man i Aula kan kende forskel på 1A (SFO) indeværende skoleår og 1A (SFO) i det nye skoleår og hvad der i Aula sker med 1A (SFO) fra det indeværende skoleår (deaktiveret/slettet), idet logikken for dette ligger hos NetCompany.

Har I brug for hjælp til at fjerne de manuelle overskrivninger, er I velkommen til at kontakte vores support på telefon 4676 1957.